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Atraso de projetos: a crise é realmente o único fator responsável?
14 set. 2020As ferramentas de controle e gerenciamento de mudança normalmente utilizam uma classificação do progresso das atividades para mantê-las no caminho certo. Desde o início da pandemia, muitos projetos entraram em alerta como uma reação automática, mas como os líderes podem ter certeza de que as circunstâncias atuais estão por trás desses efeitos negativos? É possível que alguns projetos ainda teriam falhado mesmo sem o cenário de crise atual.
Na realidade, muitos projetos atrasados não atingem os marcos acordados devido a fatores como planejamento irreal ou atrasos na mobilização de recursos. Determinar se a causa raiz de um atraso é a Covid-19 ou demais fatores externos é essencial para colocar o projeto de volta aos trilhos.
Desempenho do projeto de gerenciamento de mudanças
O conselho ou grupo de orientação de um projeto de gerenciamento de mudança geralmente recebe atualizações mensais com base em dados de relatórios de algumas semanas anteriores, por isso é importante que todas as ações sejam acompanhadas dentro de um período significativo.
O progresso do projeto é baseado em fatores como definições de metas, custos, riscos e recursos contínuos – com abordagens de gerenciamento de mudança mais maduras que examinam uma gama mais ampla de entradas. A classificação RAG (Red-Amber-Green) descreve o status de um projeto e oferece uma visão ampla, possibilitando julgamentos baseados na quantidade de problemas enfrentados e no potencial impacto no sucesso de longo prazo do projeto.
As falhas são mais comuns do que as pessoas gostariam de admitir, incluindo nos projetos high-profile para grandes organizações. Fato é que ninguém quer que seu projeto fracasse e aprender com as causas básicas pode ajudar as empresas a evitar as armadilhas que, frequentemente, são características compartilhadas nesses casos:
- escopo mal definido
- gestão de risco inadequada
- falha em identificar as principais premissas
- gerentes de projeto inexperientes ou sem treinamento adequado
- nenhuma metodologia ou estratégia formal
- expectativas mal administradas
- baixo envolvimento com fornecedores terceirizados
- riscos contratuais e restrições de parceiros estratégicos
Como identificar a diferença entre projetos que estão enfrentando dificuldades devido ao cenário atual de crise e aqueles que já estavam fadados ao fracasso?
O efeito da pandemia no gerenciamento de mudanças
Os efeitos da Covid-19 estão dificultando o gerenciamento de mudanças para algumas empresas, com os novos projetos e os em andamento sendo redefinidos. Para ter eficácia, os recursos devem ser destinados para projetos urgentes, com programas estratégicos de mudança desacelerando ou sendo interrompidos completamente.
É previsto apoiar, proteger ou melhorar a direção estratégica da empresa. De maneira realista, a pandemia poderia atrasar projetos estratégicos por até seis meses e justificar atrasos em um projeto já em dificuldades, caso em que o excedente acumulado poderia ser de seis a 18 meses. Muitas empresas podem não ser capazes de esperar tanto tempo para que os suportes essenciais esperados entrem em vigor.
Conforme os painéis de relatórios de projetos de gerenciamento de mudanças se transformam em diversos status vermelhos, as empresas precisam determinar a causa principal e não apenas presumir que a crise está por trás de tudo. Informações de gerenciamento confiáveis e relatórios em tempo real são essenciais para decidir como mitigar os riscos de um projeto com falhas. Na maioria dos casos, isso significa descobrir o que deu errado e colocar o projeto de volta nos trilhos. Para outros, significa avaliar se o projeto ainda é viável e decidir se deve ou não avançar.
Etapas práticas para retomar o gerenciamento da mudança
Existem diversas abordagens que as empresas podem adotar para limitar o impacto da Covid-19 nos principais projetos. Confira:
Obter as informações certas no momento certo é fundamental para o gerenciamento do programa, e os projetos com sinalização vermelha precisam ser monitorados de perto por meio de uma estrutura de garantia contínua. Isso deve ser apoiado por uma maior supervisão do gerenciamento de mudanças, com atualizações de status mais frequentes e reuniões do conselho do projeto.
O monitoramento de dados para validar o progresso das metas ou mobilização de recursos em tempo real pode validar quaisquer atrasos atribuídos a fatores relacionados à pandemia e pode ajudar a identificar e conter a causa raiz.
Um desafio efetivo pode ajudar a identificar as causas raiz de um atraso. Um processo para revisar o status de um projeto deve incluir métricas de desempenho relevantes e profissionais de gerenciamento de mudança qualificados com experiência anterior.
Isso parece bastante simples e, sem dúvida, o responsável sênior, o conselho do projeto e as revisões dos estágios devem fazer isso de qualquer maneira. No entanto, ao analisar o número de projetos que falham, fica claro que essas intervenções nem sempre são eficazes.
O desafio significativo depende de indivíduos com o conjunto certo de habilidades e experiência anterior relevante de trabalho em projetos semelhantes. O conjunto certo de habilidades por si só não é suficiente e é importante que o desafio seja dado por indivíduos com independência e distância adequadas do projeto.
As equipes de gerenciamento de mudanças precisam minimizar o atraso em projetos estratégicos críticos, aumentando a robustez dos planos de entrega.
As equipes de gerenciamento de mudanças devem revisar regularmente os planos de contingência e a modelagem de cenários, se ainda não o fizeram. Isso aprimora os processos de gerenciamento de risco e aumenta a probabilidade de entrega bem-sucedida do projeto.
Embora os projetos mais urgentes devam ser a prioridade, é importante manter o controle das demais atividades. Atrasos desnecessários podem afetar a satisfação do cliente e aumentar os riscos operacionais e estratégicos a longo prazo, que podem se concretizar em meses ou mesmo anos.
Embora os projetos mais urgentes devam ser a prioridade, é importante manter o controle das demais atividades. Atrasos desnecessários podem afetar a satisfação do cliente e aumentar os riscos operacionais e estratégicos a longo prazo, que podem se concretizar em meses ou mesmo anos.
Por: Barbara Moldenhauer, diretora da Grant Thornton UK
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