A implantação de sistemas corporativos é um processo estratégico que pode otimizar a operação de uma empresa, desde que seja bem planejado e executado. Em organizações que já estão em operação, esse tipo de projeto exige atenção redobrada dos gestores, pois envolve migração de dados, adaptação de equipes e processos, treinamentos, testes sistêmicos e integração entre plataformas.
A grande maioria das implementações estão associadas a empresas com operação ativa, redobrando as preocupações com a continuidade do negócio, satisfação dos colaboradores e qualidade dos dados que serão migrados. O sucesso de um projeto deste porte depende do alinhamento entre a velocidade da implementação e a capacidade da equipe interna de operações, da equipe de tecnologia e dos responsáveis pela implementação do sistema. A falta de sincronia entre esses grupos pode comprometer a efetividade do projeto e gerar impactos significativos no andamento do negócio.
“É essencial que o time de implementação alinhe corretamente os prazos, as expectativas e os impactos esperados, cumprindo os termos acordados de modo que não prejudique nem a operação, nem a qualidade do produto/serviço da empresa. O cumprimento de objetivos, prazos e custos estão diretamente ligados ao alinhamento e engajamento dos stakeholders, equipe interna, tecnologia e equipe de implementação”, analisa Elias Zoghbi, sócio líder da GT Digital, da Grant Thornton Brasil.
Antes de eleger qualquer software, é essencial realizar uma análise de aderência entre a solução tecnológica que está sendo considerada e os processos da empresa. A decisão entre adaptar o sistema à operação ou modificá-la para que se adeque à nova plataforma influencia diretamente em alguns pontos do negócio, como custo de customização, prazo de implementação e eficiência operacional pós-implantação.
Zoghbi reforça ainda a importância de considerar a opinião dos especialistas antes de eleger um novo sistema e que, muitas vezes, o mais barato pode causar danos imensuráveis à segurança e reputação da empresa. “Os estudos para implementação de uma tecnologia são baseados em anos de experiência e metodologias comprovadas que asseguram a efetividade posterior à implantação”.
Abordagens estruturadas para a escolha evitam decisões baseadas apenas em marca ou tradição, focando na eficiência tecnológica e no retorno sobre investimento.
“É comum vermos sistemas com baixa aderência serem implementados em grandes organizações, trazendo ineficiência às áreas e prejuízo aos negócios. Escolher a melhor e mais aderente tecnologia é uma questão de necessidade, pois uma decisão errada nesse momento pode impactar a sustentabilidade do negócio no mercado”, destaca o especialista.
As inovações e evoluções tecnológicas dos últimos anos nos permitem encontrar soluções e plataformas especializadas para compor uma arquitetura tecnológica que tenha sinergia com o negócio e com custos de adequados de implementação e sustentação.
O artigo do Gartner de outubro de 2020, menciona que o futuro do ERP é “composable” ou “combinável”, em tradução livre, onde podem ser adotadas soluções de plataforma múltiplas e integradas para reduzir as customizações e assegurar escalabilidade e aderência ao negócio.
Vale lembrar que nem sempre a solução é substituir uma aplicação existente, mas pode ser também aderir a plataformas complementares ou aumentar a sua eficiência com uso de automações, robotizações ou inteligência artificial para compensar os “gaps” de funcionalidade e assegurar rápido retorno do investimento.
A implantação de um novo sistema exige o envolvimento de diversas áreas, como Tecnologia, Recursos Humanos, Comunicação, Segurança da Informação, Operações, entre outras. A gestão da mudança organizacional e a comunicação interna são essenciais para preparar os colaboradores e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos do projeto.
Fazer a implementação em etapas, seguidas de testes e validações por processo, acelera os resultados e reduz riscos de falha. Essa abordagem evita que o projeto se distancie do planejamento original e permite maior controle sobre cada fase da implantação de um novo sistema.
“Estabelecer milestones e objetivos claros, como redução de tempo de resposta ao cliente, aumento da eficiência operacional, redução de custos ou otimização de recursos humanos, viabiliza financeiramente o projeto e orienta todas as decisões. Sem metas definidas, temos dificuldade de medir o sucesso da adoção de uma nova tecnologia. A tecnologia deve trabalhar em prol da atividade fim da organização, assegurando a eficiência, qualidade e competitividade.”, defende Zoghbi.
A implementação eficiente de sistemas corporativos traz benefícios claros para as operações e assegura a adequação dos custos e o retorno dos investimentos. Empresas que adotam soluções aderentes, bem planejadas e com objetivos definidos estão mais preparadas para inovar, crescer e se destacar no mercado.
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