Quando os custos com nuvem superam o valor entregue

Prepare-se para os dados 

Quando uma empresa de tecnologia inicia um novo contrato de nuvem, ela encontra o equilíbrio perfeito para suas necessidades e custos. Com o tempo, o foco da empresa se volta para outras questões e os custos de nuvem podem crescer sem controle. “Um dos fatores mais negligenciados é o volume de dados que a nuvem pode introduzir”, afirmou Andrea Schulz, líder do setor de Tecnologia da Grant Thornton. “Há uma quantidade enorme de dados sendo retida atualmente, e você pode ainda estar armazenando dados que não têm qualidade ou utilidade.” 

“Analytics é um exemplo clássico”, disse Supreet Singh, Managing Director de Modernização Tecnológica da Grant Thornton. “Colocamos muitos dados junto com os aplicativos na nuvem. Agora, adicionamos uma plataforma de analytics e, de repente, ela está coletando ainda mais dados.”

As empresas podem até estar pagando por ambientes desatualizados e inativos. “O que vemos com frequência é que existem máquinas de desenvolvimento em nuvem ou máquinas de testes de garantia de qualidade que simplesmente permanecem lá, sem modernização”, disse Singh. “Elas deveriam ser avaliadas de acordo com uma política de retenção e descontinuadas, mas continuam a proliferar. Um cliente tinha uma máquina virtual fantasma simplesmente parada lá gerando custos.” 

“Muitas empresas fazem um bom trabalho ao analisar os custos do primeiro ano e as economias de ROI do segundo e terceiro ano”, disse Singh. “Mas, no futuro, quais poderiam ser seus custos? IA envolve muito consumo. O ROI pode se inverter. Com o aumento de IA e analytics, seus custos de nuvem continuarão crescendo.” Para realinhar os custos de nuvem ao valor de negócio, as empresas precisam atualizar suas alocações de custo, níveis de serviço na nuvem e revisões contratuais. 

Repasse os custos para as áreas responsáveis

Os acordos para contratos de nuvem são frequentemente definidos em nível corporativo, e detalhes mais específicos podem acabar nunca sendo acompanhados.

“Muitas decisões relacionadas à nuvem são tomadas de forma holística para a empresa”, afirmou Ronald Gothelf, Sócio de Business Consulting da Grant Thornton. “Assim, você pode ter um caso em que a decisão faz sentido para determinadas áreas funcionais, mas não faz sentido para outras. Um mecanismo de alocação de custos frequentemente não é aplicado de forma adequada para gerenciar esses custos de nuvem.” 

As necessidades que justificam as capacidades da nuvem, incluindo nível de armazenamento, desempenho, disponibilidade e outros requisitos, nunca são repassadas, ou sequer atribuídas, às áreas de negócio que as demandaram. “Você precisa garantir que sua infraestrutura de nuvem esteja devidamente classificada”, disse Singh. “Assim, é possível alocar esses custos de forma adequada e decidir se melhorias contínuas em um recurso ou aplicativo valem a pena. O passo mais simples é concluir sua classificação.” 

Gothelf acrescentou: “Mesmo que isso não ocorra na primeira migração, deve ser feito de forma contínua quando você analisa como os custos de nuvem são alocados de volta às diversas ferramentas e aplicativos que dão suporte a uma função específica. Assim, é possível avaliar o ROI com base nesse custo.” As necessidades de uma empresa e suas soluções em nuvem continuarão a evoluir, portanto, ela também precisa ajustar seu nível de serviço. 

Ajuste o nível

Quando as empresas avaliam seus contratos de nuvem, é importante entender a relação entre os itens contratados, os níveis de serviço e as necessidades de negócio em cada camada.

Itens típicos por nível de serviço na nuvem

“Quando você pergunta a um usuário de negócio sobre armazenamento em camadas, todos escolhem o dispositivo mais premium com SSD,” disse Singh. “Mas essa também é a opção mais cara, e na maioria das vezes, não é a mais adequada. É importante ser um pouco mais criterioso sobre quando realmente é necessário usar SSDs de alto desempenho, considerando um nível inferior ou até mesmo armazenamento frio para dados que ficam apenas parados. Se você pode fazer uma solicitação de dados e recebê-los em 24 horas, talvez valha a pena considerar algo como um storage de retenção.”

“Também analise o consumo de CPU, talvez em um período de 30 dias”, disse Singh. “Se você tiver uma instância reservada, ou CPUs alocadas para uma instância que é usada menos de 25% do tempo, reavalie.” 

“Embora provedores de nuvem possam oferecer orientações importantes sobre os níveis de serviço, eles também podem incentivar a escolha de opções com maior desempenho - e custo. ‘Eles vão empurrar o que há de mais avançado e rápido, mas nem toda empresa precisa disso’, afirmou Gothelf. ‘Você não precisa de mais do que o que a função atendida realmente exige.’ Esse é mais um motivo para vincular (taguear) os serviços de nuvem às funções de negócio que eles suportam.”

Depois que uma empresa integra os serviços de nuvem às funções de negócio, os dashboards das plataformas de nuvem podem exibir esses serviços, seu uso e outros detalhes. No entanto, muitas empresas não analisam esses detalhes nem examinam os custos. 

Revise os números 

As empresas de tecnologia precisam manter uma revisão periódica de seus custos de nuvem e do valor que esses custos deveriam estar proporcionando. Para isso, talvez precisem detalhar os números. “Às vezes, a fatura da nuvem, mesmo com uma linguagem adequada, ainda pode ser difícil de interpretar. Isso dificulta atribuir todos os diversos custos às respectivas áreas”, afirmou Gothelf. “Existem até ferramentas no mercado que ajudam a entender sua fatura de nuvem.” 

Normalmente, as empresas têm uma justificativa de custo básica que pode servir como modelo para avaliar as faturas, pois podem partir dos KPIs definidos no business case inicial. “Se você analisar qualquer implementação de aplicativo ou infraestrutura, haverá KPIs”, disse Singh. 

Os custos podem ultrapassar aqueles KPIs iniciais devido a mudanças nos serviços de nuvem, expansão do armazenamento de dados ou até decisões de negócios. ‘Às vezes, as empresas têm a ideia de: “Vamos continuar acumulando um backlog de funcionalidades para dentro de um aplicativo”’, disse Singh. ‘Mas isso não faz sentido. Você verá sua curva de custos crescer mais rápido do que sua curva de valor.’

“Vamos voltar ao MVP”, disse Singh. “O MVP é sólido e seu ROI está lá - é por isso que ele é um MVP. Sua curva de valor é bastante acentuada, e sua curva de custos também. Mas, à medida que você continua adicionando aquelas funcionalidades marginais, o custo simplesmente dispara. É aí que nos perdemos. Volte aos KPIs e entenda como manter suas curvas de custo e de funcionalidades alinhadas.”

Com o tempo, as empresas podem desejar mais detalhes do que encontram nos KPIs do business case inicial. Com mais detalhes, os analistas podem entender melhor como decompor custos, avaliar valor e até orientar decisões futuras. “Se você conseguir chegar ao nível de transação, isso ajudará a entender onde precisa aumentar, reduzir ou tomar decisões melhores do que apenas no nível geral da nuvem”, disse Singh.  Para avaliar o ROI dos custos de nuvem e promover decisões orientadas ao custo, as empresas de tecnologia precisam de governança contínua. 

Controle as decisões 

“Se os seus custos com nuvem não forem monitorados e gerenciados, eles inevitavelmente irão aumentar”, afirmou Gothelf. “Uma estrutura de governança geralmente é criada para a decisão inicial, mas essa mesma governança deve continuar valendo mesmo depois que o ambiente é implementado”, acrescentou. “Não é algo que se faz uma vez e pronto. É fundamental continuar avaliando os custos de nuvem e repassando-os às áreas que estão sendo atendidas, para garantir geração de valor e assegurar responsabilidade.”

“Um ambiente on-premise tinha uma equipe inteira de pessoas dando suporte”, disse Gothelf. “Só porque está na nuvem não significa que pode ser ignorado. É necessário um grupo multifuncional responsável pela governança do ambiente, não apenas do ponto de vista técnico, mas também sob a perspectiva de investimentos contínuos.” 

Essa governança pode ser supervisionada pela área de TI, mas deve incluir representantes das áreas de negócio atendidas. “Assim, as pessoas avaliam se realmente estão obtendo ROI para as áreas que estão sendo suportadas. Elas são as partes interessadas que impulsionam a TI a tomar ações para manter um ambiente eficiente”, disse Gothelf. 

Decisões futuras 

As decisões futuras sobre plataformas de nuvem podem assumir diversas formas, e as implicações de custo devem estar claras.  “Há competição entre os provedores de nuvem, e você pode realmente aproveitar essas diferenças”, afirmou Gothelf, “mas também existem custos para migrar de um provedor de nuvem para outro.” 

Singh acrescentou: “Trata-se de otimização. Talvez existam estratégias ainda melhores usando alguma combinação entre on-prem e nuvem. Também fazemos muitos cálculos para ajudar a entender a depreciação. Se você está depreciando, quando é um bom momento para começar a migrar sua carga de trabalho? Talvez exista um OSS legado que não seja compatível com a nuvem, e você continua usando-o on-prem porque não vai conseguir levá-lo para a nuvem.” 

As empresas de tecnologia têm uma lista contínua de decisões a tomar sobre suas plataformas de nuvem. Para garantir que essas decisões sejam orientadas por custos, as empresas precisam de uma revisão contínua deles. 

“Quase sempre, quando as empresas implementam um aplicativo na nuvem ou configuram uma infraestrutura de nuvem, o projeto de modernização é considerado concluído”, disse Singh. “Não está concluído. Você terá alternativas mais baratas e melhores no futuro. Vai descobrir áreas em que pode ajustar o dimensionamento. Você não terá todas as respostas corretas de imediato. Sua modernização precisará ser otimizada.”