Plano de continuidade de negócios: como responder aos incidentes?

25 mar 2020

Há duas semanas, a Organização Mundial da Saúde (OMS) declarou o alastramento global de COVID-19 como uma pandemia. Esse tipo de anúncio havia sido realizado pela última vez para a gripe H1N1 (suína) de 2009 – embora desta vez os impactos econômicos pareçam muito mais intensos. Também há implicações de longo prazo para as empresas, com efeitos nas operações em toda a organização por meses e apresentando uma ameaça direta à força de trabalho.

Este é um novo cenário para muitas organizações e não está claro o que os próximos meses trarão. Diante dessa situação global sem precedentes, é um momento oportuno para as empresas avaliarem e adaptarem seus planos de continuidade de negócios para garantir o serviço contínuo mais tranquilo possível.

Reveja seu plano de continuidade dos negócios

Em primeiro lugar, é importante entender se a sua organização possui um plano de gerenciamento de continuidade de negócios para pandemias e como isso se relaciona com essa situação. Uma conversa com as equipes de liderança executiva e operacional para elaborar cenários possíveis garantirá que todos os ângulos sejam abordados.

Considere incluir uma planilha para cada estágio principal da crise e uma lista de verificação com ações claramente definidas como parte do plano.

Coloque as pessoas em primeiro lugar

Ao se preparar para o risco de pandemia e ao elaborar ou desenvolver um plano de resposta, garanta que as pessoas venham em primeiro lugar. Uma abordagem centrada nas pessoas melhorará a resiliência da sua empresa como resultado.

Avaliar riscos e planejar a comunicação são essenciais

Uma avaliação de riscos e um plano de comunicação são elementos vitais de qualquer plano de resposta a incidentes. Eles garantem que você considere todos os cenários possíveis e que os funcionários entendam o que é exigido deles.

Embora não sejam exaustivos, esses são elementos críticos a serem considerados.

Avaliação de risco

Serviços e produtos críticos à missão;
Pessoal e operações-chave;
Funções comerciais ligadas a regiões geográficas de alto risco;
O que pode ser suspenso e por quanto tempo;
Expectativas sobre o absenteísmo;
Funcionários infectados comparecendo no trabalho.

Plano de comunicação

Canais de comunicações de emergência;
Expectativas cotidianas dos funcionários;
Expectativas de trabalho remoto: como os funcionários entrarão em contato, funcionários e fornecedores, se não estiverem no local de trabalho;
O que acontece no caso de funcionários importantes não estarem disponíveis?
Funções definidas para relações públicas, comunicação interna, marketing, risco e jurídico.

Valide seu plano

Para criar confiança no plano, é importante que sua organização entenda como ela se encaixa nessa situação e onde existem lacunas que devem ser priorizadas e gerenciadas.

Este é um evento de amplo alcance que destacará os pontos fortes e fracos da sua organização. Seu plano de resposta a incidentes precisa ser adaptado e deve:

Refletir os riscos específicos de sua organização e seu setor;
Garantir que a equipe executiva, de linha de frente e operacional esteja ativamente envolvida e compreenda seu papel;
Permitir as necessidades da equipe de resposta para trabalhar em conjunto de uma maneira bem orquestrada;
Destacar oportunidades para melhorar a maneira como sua empresa opera.

Podem ocorrer erros, mas ter um plano bem ensaiado e comunicado é sempre o melhor caminho.

Mantenha uma abordagem coesa e informativa

Uma frente unida e mensagens claras e consistentes garantirão que seus funcionários e seus clientes entendam o que está acontecendo com seus negócios.

Algumas ações claras para fazer isso incluem:

Exibir liderança visível;
Proteger sua marca;
Estabelecer uma equipe de resposta;
Se comunicar efetivamente;
Documentar eventos conforme ocorram;
Refletir e implementar melhorias.

Como empresa, há muito a considerar para manter sua empresa funcionando em tempos de crise. Um plano de ação claro ajudará a aliviar a pressão, orientará a liderança e os funcionários, além de garantir o atendimento ideal aos clientes.