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Como o outsourcing pode auxiliar na gestão de compliance em negócios globais?

As estratégias prioritárias para enfrentar o cenário de crise provocado pela pandemia de Covid-19 fez com que questões globais relacionadas à conformidade ficassem em segundo plano, expondo as multinacionais a riscos adicionais. Ao analisar a gestão das obrigações de compliance e o papel da terceirização, é possível reduzir riscos e manter o foco nas operações principais.

O compliance global sempre apresentou desafios às equipes financeiras de organizações multinacionais, que possuem operações em diversos territórios. As leis, os regulamentos e outras especialidades domésticas locais transformam a conformidade em uma atividade complexa e que exige maior atenção dos profissionais. Porém, para muitas equipes, a pandemia aumentou o desafio de fazer negócios em diversas jurisdições e ampliou o risco de não conformidade. A crise mudou a prioridade dos diretores financeiros (CFO) e dos diretores contábeis (CAO) para o curto prazo – mantendo as operações em andamento, permitindo e efetuando ajustes para um ambiente de trabalho remoto e gerenciando cuidadosamente o fluxo de caixa.

Tony Thornbury.pngTony Thornbury, líder de soluções globais de conformidade e de relatórios para a Grant Thornton baseado em Dublin, considera que o cumprimento desses requisitos está se tornando cada vez mais difícil. “A continuidade dos negócios é a prioridade. A velocidade com que a pandemia foi instaurada forçou rapidamente as empresas rumo a ambientes de trabalho remotos e o foco principal das multinacionais tem mantido o funcionamento normal.”

Entretanto, o risco de conformidade ainda se faz muito presente. “Isso não diminuiu”, afirma Thornbury. “Em um momento de prioridades concorrentes, os problemas globais de conformidade podem ter sido colocados para baixo da lista, mas o risco de não conformidade em cada país permanece. Além disso, a falta de atenção e aderência aos requisitos locais levantam questões tributárias, multas e até processos para os diretores. Você também pode enfrentar riscos à marca e sua reputação nesses mercados locais.”

As atividades que podem ter perdido imediatamente a prioridade após a pandemia são amplas e possuem diversos pesos e significados em diferentes jurisdições. Elas incluem registros GAAP locais, declarações fiscais para relatórios estatutários locais, conformidade com impostos sobre vendas (VAT, GFC etc.), administração de folha de pagamento, registros locais nos países e uma infinidade de declarações estatísticas, dependendo do território.

Na visão de Thornbury, “a folha de pagamento é uma área especialmente delicada no momento. A velocidade com que os governos implementaram mecanismos complexos para apoiar os sistemas de folha de pagamento e reduzir o desemprego representa um grande desafio para a conformidade. Esses programas foram bastante variados nos diferentes países”.

Nestes tempos desafiadores, com problemas cada vez maiores para as equipes de compliance, os CFOs e os CAOs estão questionando se as estruturas que eles possuem atualmente são as mais eficientes ou robustas possíveis.

Compliance é um desafio permanente

Normalmente, para grandes empresas que operam fora dos EUA, os relatórios GAAP são a principal preocupação de conformidade, enquanto a conformidade global, embora seja um requisito legal essencial, é uma questão secundária.

Mesmo na melhor das hipóteses, a gestão da conformidade se torna complexa e pode desviar o foco dos líderes de negócios das principais operações comerciais. Além das regulamentações em jurisdições individuais, as organizações enfrentam uma complexidade mais ampla, que inclui diferentes idiomas, fusos horários e empresas de serviços profissionais em diferentes países, dando suporte a relatórios primários, impostos corporativos e impostos sobre vendas. “Gerenciar uma infinidade de problemas com diversos fornecedores é um verdadeiro desafio, especialmente se você estiver lidando com 50 ou 60 países com eventualmente 30 ou 40 fornecedores locais diferentes”, diz Thornbury.

Do ponto de vista da tecnologia contábil, as multinacionais, em geral, relatam seus principais países em sistemas consistentes de Enterprise Resource Planning (ERP), como SAP ou Oracle, em seus principais mercados. Contudo, às vezes, não faz sentido financeiramente implementar o mesmo sistema de ERP em países onde a empresa está menos estabelecida, além do fato de um prestador de serviços locais utilizar um sistema diferente para relatórios financeiros. No entanto, quanto maior a desconexão nos sistemas e na infraestrutura, maior o risco ao tentar preencher uma lacuna entre as infraestruturas de relatório primário e secundário.

Esse risco foi aumentado em razão de um ambiente de trabalho remoto. Uma força de trabalho que acessa diversos sistemas cria riscos de segurança cibernética e preocupações, devido à consistência da conformidade.

Ao reconsiderar o modo como gerenciam suas obrigações de conformidade global com mais eficiência, as empresas podem reduzir o risco e retornar o foco para as operações principais, essenciais neste momento.

Expertise centralizada em suas operações internacionais

À medida que as empresas avaliam o impacto econômico da Covid-19, haverá um período de reflexão sobre futuras oportunidades estratégicas e prioridades operacionais, além da forma como elas constroem a resiliência com foco na retomada. A abordagem da responsabilidade global de conformidade e do processo pode ser parte integrante da construção dessa resiliência, por meio da mitigação dos riscos.

Para Thornbury, em qualquer lugar em que você tenha operações de diversas jurisdições, é necessária uma gestão rigorosa do projeto. “Ter alguém que possa tirar a conformidade de suas mãos e gerenciá-la para você pode ser algo inestimável. Ter um único ponto de contato em uma empresa de rede internacional que esteja disponível, próximo e que fale seu idioma, dará para você confiança na coordenação e na qualidade dos seus relatórios de conformidade em um momento no qual é difícil se sentir no controle”.

Para muitas empresas internacionais, a introdução de uma solução global de conformidade pode ajudar a fornecer suporte adicional. Uma boa solução de conformidade global terceirizada pode auxiliar os CFOs e os CAOs a ter visibilidade de onde e quando todos os requisitos de registro estão chegando, ajudar a estabelecer uma ligação com os auditores, preparar as contas estatutárias e auditadas, além de registrar e pagar impostos.

Com base em seus conhecimentos e na experiência em conformidade junto a outras empresas, um parceiro terceirizado confiável também pode ajudar a identificar informações sobre como aprimorar os processos e a supervisão da conformidade.

Denis_Satolo.pngNa visão de Denis Satolo, sócio líder de Business Process Solution (BPS) da Grant Thornton Brasil, a maneira mais efetiva para as empresas manterem a continuidade das operações, com foco em uma recuperação mais ágil e estruturada, é intensificando os investimentos em tecnologia e automatização.

"De fato, a crise causada pela pandemia impactou o fluxo de caixa das empresas, o que gerou uma necessidade imediata de redefinição dos recursos financeiros que ficaram mais escassos, naturalmente refletindo nos processos e, por consequência, no compliance destas empresas. No entanto, uma estratégia tecnológica pode reverter todos os aspectos críticos enfrentados, principalmente no que se refere à uniformidade e padronização dos processos sejam eles regionais ou globais, evitando riscos tributários e melhorando a rentabilidade", afirma o executivo.

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Outsource para apoio ao crescimento internacional

Para empresas de crescimento e internacionalização ágeis, ou aquelas que planejam a expansão internacional após a crise, a necessidade de suporte terceirizado se faz mais significativa. Muitas empresas entram nos mercados com apenas uma pequena equipe de vendas e podem não desejar – ou de fato ter tempo – para criar uma equipe de conformidade local totalmente operacional, seja para contabilidade ou para folha de pagamento. Nessas situações, o outsource pode ser uma tática útil para ajudar as empresas internacionais a avançar com agilidade.

De fato, quanto mais países uma empresa está localizada, mais sentido faz a terceirização. O modelo predominante para as multinacionais neste momento consiste em tentar centralizar as funções de administração contábil. Além disso, minimizar o máximo possível os requisitos de contabilidade e de administração no território local.

Na crise atual, a agilidade e a escalabilidade são atributos críticos de resiliência e recuperação. “No momento, você pode estar diminuindo rápido, mas, provavelmente, precisará aumentar de novo, de maneira relativa ou igual, com a mesma rapidez. Fazer isso com seu pessoal em um mercado que não é familiar pode ser um desafio, e talvez você não consiga fazer isso da forma mais rápida que deseja. A terceirização fornece apoio para isso, permitindo que a empresa responda rapidamente, eliminando da equação todos os problemas legais e trabalhistas relacionados”, diz Thornbury.

As aquisições multiplicam a complexidade do compliance

As empresas que acompanharam as aquisições internacionais antes da pandemia podem estar sendo ainda mais desafiadas, com estruturas de grupos em diferentes jurisdições. Há diversos aspectos a serem considerados após uma aquisição recente, incluindo o estabelecimento de uma função de suporte estável e de back office.

“Quando começamos a trabalhar com um provedor de internet global líder de mercado, eles haviam realizado quatro grandes aquisições nos últimos dois ou três anos. Sua estrutura de grupo era massivamente complexa e eles possuíam várias entidades em cada jurisdição, de modo que você pode ter quatro ou cinco na França, na Alemanha e, ao entrar na Ásia-Pacífico e na América Latina, isso foi replicado lá também”, relata Thornbury.

A simplificação se tornou um objetivo essencial. “Porém, isso leva tempo e, para chegar a uma posição na qual você pode simplificar, é preciso ter tudo sob controle. Você precisa estar com seus registros atualizados.”

Outro desafio após as aquisições consiste em gerenciar o número de prestadores de serviços reunidos durante o processo. Cada aquisição possui uma camada de profissionais terceirizados que tornam a conformidade mais complexa. Nesses casos, existe o risco de que os prazos de auditoria e de registro sejam perdidos, bem como aumentem os excedentes e as multas.

A sua empresa está preparada para terceirizar o compliance?

Para empresas que buscam terceirizar sua função de conformidade global, quanto mais consistência já apresentarem em seus processos de geração de relatórios, mais simples se torna envolver qualquer prestador de serviços, em especial um prestador em diversas jurisdições.

Na visão de Thornbury, “se você possui um processo consistente entre US GAAP e relatórios GAAP locais, além de um processo igualmente consistente é possível extrair a declaração de imposto de renda de sua empresa. E quanto mais consistência você tiver em suas jurisdições, de país a país, mais ela se prestará a ter uma solução eficiente do ponto de vista da conformidade. Quanto mais variantes você tiver nesses processos, mais ineficiente isso se torna.”

Com muita frequência, a conformidade global se apresenta como uma reflexão tardia que não é priorizada, uma vez que não constitui a principal função dos relatórios. Por não ser o trabalho principal de ninguém, ela é facilmente ignorada. Entretanto, caso exista uma crise em segundo plano, isso pode se mostrar extremamente oneroso e demorado para corrigir. Quando as empresas começam a receber multas significativas dos contribuintes e a reputação local está em jogo, a conformidade global aumenta bastante a ordem do dia nas salas de reuniões.

As empresas possuem a opção de remover os desafios associados à conformidade, por meio da centralização de processos e da entrega da gestão a um especialista dedicado com acesso a uma rede de especialistas locais, permitindo flexibilidade em seus territórios em um momento de mudanças sem precedentes.

Como se preparar para terceirizar o compliance do seu negócio? Confira nosso checklist:
  • Você identificou as áreas com pontos fracos ou de alto risco em sua estrutura de conformidade global?
  • Você possui diversos provedores de serviços que criam desafios e ineficiências de controle?
  • Você possui tempo, aptidões, conhecimentos e recursos suficientes disponíveis em sua rede para gerenciar uma função centralizada de conformidade global de forma eficiente?
  • Você possui um processo consistente em torno da ponte entre US GAAP e relatórios GAAP locais?
  • Você possui visibilidade de todos os prazos de conformidade e dos relatórios em seus territórios, bem como pode monitorá-los em tempo real?
  • Qual é a sua estratégia para um maior crescimento internacional? Seu parceiro de conformidade terá conhecimento das possíveis jurisdições para as quais planeja se deslocar?
  • Você possui um parceiro de conformidade com estruturas de governança, KPI’s, sistemas compartilhados e estruturas de comunicação apropriados em vigor, de modo a garantir que todos os riscos de conformidade global sejam atenuados adequadamente?

Como Grant Thornton pode auxiliar nesse momento?

As nossas equipes globais oferem soluções completas para estruturar o outsourcing em empresas dos mais diversos portes, estruturando suas plataformas tecnológicas e de automatização de maneira customizada para atender as necessidades específicas de cada negócio.

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