Os relatórios e análises formam a base da tomada de decisões estratégicas e contam com o registro preciso e oportuno das transações, que geralmente ocorrem no sistema integrado de gestão empresarial (ERP) e na infraestrutura integrada (como outros softwares e sistemas). Frequentemente, quando uma empresa realiza análises e relatórios adicionais (como por meio de análises avançadas), constata que os processos corporativos, software e infraestrutura do sistema, recursos dos membros da equipe e configurações organizacionais não estão configurados para respaldar análises e tomadas de decisão de alto nível. Este é um cenário comum em muitas empresas, pois novas correlações são identificadas ou as medidas de desempenho são refinadas com base em onde os dados podem ser obtidos. Esses processos podem ser incrivelmente onerosos e de difícil contato, com riscos para a precisão e, também, para a consistência dos relatórios de um período para o outro.
Muitos métodos de transformação tradicionais vão procurar identificar pontos problemáticos no sistema ERP atual para preparar o ambiente para o investimento corporativo em um novo sistema ERP ou novo módulo. Mas e se substituir o ERP não for uma opção? Thomas White, diretor de Finance Transformation da Grant Thornton, afirma que “frequentemente, as empresas visam o sistema integrado como a principal fonte de problemas de eficiência. Mas, para muitas empresas, substituí-lo não é uma opção. Existem muitos motivos para que a empresa não adote um novo sistema. Isso pode incluir falta de recursos financeiros, patrocínio de projetos, grande resistência à mudança organizacional ou um baixo apetite pelo risco atual”. Em vez disso, o foco deve ser colocado nos pontos problemáticos e nas capacidades que a empresa busca alcançar. “Esses pontos fracos e recursos são oportunidades de melhoria. Eles devem ser priorizados de uma forma ágil que permita benefícios e ajustes pontuais ao longo do caminho”.
O diretor executivo de Finance Transformation da Grant Thornton, Ron Gothelf, concorda. “Conforme as empresas evoluem, elas se tornam menos eficientes e eficazes com o tempo. A modernização das funções financeiras deve considerar o sistema ERP existente como apenas uma parte do todo. Grandes avanços podem ser feitos ajustando modelos operacionais, agilizando processos, capacitando pessoal e implementando novas tecnologias”.
Por que não substituir o ERP?
A substituição total de um sistema integrado de gestão empresarial exige tempo e recursos significativos para pesquisar, selecionar, planejar, implementar, medir resultados e conduzir iniciativas de gestão de mudanças. O risco e os requisitos aumentam significativamente com base no tamanho do sistema, na configuração, no número de interfaces e no número de usuários finais. No meio da implementação, questões como a falta de aceitação do usuário final, integração, configuração ou compatibilidade podem ser priorizadas em relação aos desafios iniciais de desempenho.
“Em última análise, se a solução não for direcionada para abordar as dificuldades ou requisitos de capacidade, o investimento pode não atender ao retorno. Em muitos casos, existem outros esforços que podem ser empreendidos que podem fornecer às empresas benefícios com menos riscos e despesas do que substituir seus ERPs”, afirmou Gothelf.
Como modernizar sem substituir o sistema?
Para modernizar sem substituir o ERP, “os mesmos princípios se aplicam”, comentou White. “Observe as principais áreas que exigem recursos adicionais ou estão causando grandes problemas e analise-as em relação ao modelo operacional de pessoas, processos, dados e tecnologia. Esta observação informa as soluções, que podem ser priorizadas e implementadas de forma controlada, econômica e com menos interrupções. Isso proporciona às empresas retornos e ganhos substanciais em poucos meses”.
Na visão e experiência de Gothelf, pode haver muitos motivos pelos quais o processo se tornou ineficiente com o tempo. “Em diversos casos, o ERP não foi inicialmente configurado com a estrutura de unidade de negócios ou plano de contas apropriado, ou a evolução da empresa ao longo do tempo por meio de aquisições e desinvestimentos mudou da estrutura inicial no ERP. Isso causou problemas significativos no final do período, quando os dados precisavam ser manipulados para atender às necessidades e regulações de divulgações de informações da empresa”.
Qual é o papel da tecnologia emergente?
Em alguns casos, a tecnologia emergente permitiu a capacidade e novos recursos que podem apoiar a tomada de decisões estratégicas usando relatórios mais rápidos sobre dados mais oportunos.
April Theros, diretora de Finance Transformation da Grant Thornton, afirma que apoiou muitos desses clientes. “Muitas vezes, as empresas não usam todos os recursos de sua tecnologia atual, ou não têm conhecimento de outras soluções que podem trazer resultados significativos. Dependendo das dificuldades ou da capacidade adicional que a empresa está procurando desenvolver, há abordagens econômicas a serem adotadas. Isso começa com a utilização de recursos, mesmo dentro do sistema ERP atual, que não foram implementados”. Alguns cuidados devem ser tomados com isso, ela observou. “Frequentemente, há fatores organizacionais, de pessoas, de processos ou de dados que precisam ser considerados ao utilizar os recursos atuais. Por exemplo, se a empresa deseja habilitar funcionalidade dentro do sistema que não foi incorporada anteriormente, pode haver algumas considerações organizacionais, como impacto nos controles internos, ou pode haver processos que precisam ser ajustados nesse sentido”.
Tony Dinola, sócio de Digital Transformation da Grant Thornton, concorda. “Um fator importante aqui é que a solução precisa se adequar à infraestrutura de tecnologia da empresa”, disse ele. “Muitas soluções podem ser implementadas rapidamente, mas as melhores soluções fornecem benefícios de longo prazo e se baseiam na abordagem de TI para modernizar ou otimizar”. Cada organização provavelmente tem requisitos de negócios exclusivos e infraestruturas que são importantes considerar ao fazer qualquer investimento em tecnologia. Sendo assim, uma avaliação completa da declaração do problema e das soluções compatíveis no mercado é um passo muito importante em qualquer transformação, seja um novo aplicativo ERP, seja uma tecnologia emergente, como automação de processos robóticos (RPA), orquestração de processos, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou soluções de data analytics.
“Se uma empresa decidir implementar uma nova tecnologia, o método ideal seria implementar uma que pudesse atender a vários pontos problemáticos de recursos”, disse Gothelf. “E escolha um projeto piloto que possa permitir resultados rápidos e retorno sobre o investimento. Isso permitirá maior eficiência no uso da tecnologia, já que as pessoas gostam de usar aplicativos com os quais estão familiarizados”.
“Resumindo, as empresas devem se concentrar nas próprias oportunidades de melhoria”, pontuou White. “Existem diversas opções econômicas a serem consideradas que podem melhorar as operações antes de assumir uma grande iniciativa de implementação de ERP. A abordagem tradicional para alguns desses sistemas antigos seria substituí-los totalmente. Agora, com todas as novas tecnologias e abordagens, há outras opções de modernização além de substituir o sistema integrado de gestão empresarial”.
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