Uma das grandes mudanças que o eSocial traz é o modo como as obrigações legais passam a ser enviadas ao governo: ao invés de termos diversas declarações, formulários e documentos relativos a essas obrigações, todos os dados passam a ser enviados de forma digital para um sistema único. Não haverá a utilização do conhecido Programa off-line Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA). Ou seja, não será possível realizar o download de programa, que permita importar um arquivo e fazer as validações antes da transmissão ao governo.
O único modo de enviar as informações ao eSocial será por meio de um sistema próprio do contribuinte. Dessa forma, as empresas precisarão adquirir ou desenvolver um sistema de folha de pagamento que esteja preparado para o eSocial. Caso já tenham um fornecedor para a folha, deverão exigir deste a adequação de seu sistema ao projeto do governo.
O outro impacto decorrente do eSocial é o grande risco de recebimento de multas pelas empresas: os prazos deverão ser cumpridos rigorosamente, a fim do contribuinte não ser autuado por falta de envio ou por entregas atrasadas.
Diante de todo este cenário, as empresas passam a ter a necessidade de reavaliarem e adequarem os seus processos internos. Esta iniciativa, que pode demandar inclusive mudanças culturais na empresa, é fundamental para que as organizações aumentem a qualidade e efetividade de seus processos, de forma a sanarem as ineficiências sistêmicas e de base cadastral, além de garantirem o cumprimento de prazos.
Uma das grandes dificuldades que as empresas encontrarão será na qualificação cadastral dos funcionários. Muitas empresas possuem estas informações defasadas, e outras nem as possuem. Portanto, este é um ponto importante que deve ser revisto: os dados da base cadastral precisam ser confiáveis. O eSocial traz novos campos para o cadastro de empregador, dependentes e funcionários. É crucial verificar se a empresa possui os dados para estes novos campos.
Para auxiliar neste processo de revisão da base cadastral, é recomendável que as empresas orientem e treinem seus funcionários, para garantir que os dados sejam revistos, corrigidos e estejam consistentes e qualificados para envio ao eSocial, pois cada informação será validada. Os funcionários precisarão ter toda a documentação prevista e deverão comparecer aos órgãos competentes, como a Caixa Econômica Federal, quando solicitado pela empresa para regularização de alguma informação. A elaboração de um passo a passo de cada processo pode auxiliar na identificação e ajustes dos possíveis problemas nas rotinas da empresa.
Pensando no ponto de vista técnico, o eSocial exige que os softwares de Folha de Pagamento tenham um serviço de mensageria muito bem arquitetado tecnologicamente, garantindo uma comunicação efetiva com o sistema legado do governo federal. Os softwares deverão ser capazes de enviar e receber as mensagens retornadas e armazenar os recibos de processamento. Além disso, deverão disponibilizar uma forma do RH ou operações de RH das empresas acompanharem o envio e recebimento dos eventos do eSocial, para que possam sanar o problema imediatamente, em caso de erros referentes a dados cadastrais.
Os softwares de folha também precisarão identificar quando o ambiente do eSocial estiver fora do ar ou com processamento limitado, para que armazenem as mensagens em fila para processamento assíncrono.
O ambiente para testes do eSocial foi liberado em 26 de junho de 2017 para as empresas de TI e em 1º de agosto para as demais empresas. Por ser um ambiente ainda não maduro, os desenvolvedores estão enfrentando um grande desafio para ajustar os sistemas e validar o envio dos arquivos.
Para garantir aos nossos clientes o atendimento às prerrogativas definidas pelo eSocial, o ORIS, solução de Folha de Pagamento da Grant Thornton, foi aperfeiçoado de forma a estar totalmente integrado ao sistema online para o envio dos dados. As validações das informações pelo ORIS são feitas antes mesmo de serem enviadas ao eSocial, como também no momento de sua inserção e atualização. Diversas camadas de validação são executadas até o momento da geração e envio do arquivo XML ao eSocial. Este processo minimizará os erros retornados e dará agilidade ao processo, garantindo o cumprimento dos prazos previstos.
Além disso, através do Portal ORIS,os ajustes dos dados cadastrais dos funcionários poderão ser feitos por eles mesmos. A própria solução guiará os usuários a cadastrarem corretamente as informações previstas no eSocial, minimizando o retorno de erros pelo programa. Isso permitirá aos clientes descentralizarem essa atividade do RH e tornar este processo de atualização cadastral mais rápido e confiável.
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