Não! A automação dos processos na área Fiscal e Tributária traz ganhos generalizados: permite aos profissionais abandonarem tarefas repetitivas e dá às empresas mais foco e eficiência
Quando você chegar no final deste texto, é bem provável que, o sistema fiscal e tributário brasileiro tal como você conhece já não seja mais o mesmo. Não que estejamos na iminência da votação da reforma tributária. É que, mesmo sem revisão ampla, as alterações são uma constante no vasto conjunto de leis e obrigações que ordena a cobrança, o pagamento e a declaração dos tributos no País. Estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT) elenca 364 mil normas sobre tributos editadas desde a promulgação da Constituição Federal, em 1988, até 2017. Isto significa que, nos últimos 30 anos, a cada dia útil, quase duas novas regras entraram em vigor. O difícil é acompanhá-las com pontualidade.
Além de inconstante, nosso sistema é conhecido pela complexidade. A coleta de impostos é feita individualmente por municípios, estados e União. Por vezes, há sobreposições de temas: há regras sobre alíquotas, taxas e isenções tratadas por mais de uma esfera com entendimentos diferentes. Por outras, leis que num primeiro momento se mostram parecidas, mas geram confusão quando estudo mais aprimorado é feito.
Agora imagine, um cenário hipotético: uma rede de lojas de fast-food ou uma rede de serviços com filiais espalhadas por mais de 300 cidades. Seus gestores precisam acompanhar tudo o que acontece em termos de tributação em cada município e Estado onde estão inseridos. Complexo? O tempo e o excesso de mão de obra dedicados a isso colocam o Brasil entre os piores países no ranking mundial de ambiente de negócios.
Segundo estudo recente do Banco Mundial, gastamos 1.958 horas por ano auferindo e quitando nossas obrigações tributárias. Isso é bem menos, do que as 2.600 horas que eram gastas em 2016. Mas ainda distante da média mundial, que é de 240 horas por ano. A morosidade, é claro, reflete-se em competitividade e nossos produtos acabam mais caros.
A solução para vencer tamanha burocracia é, na verdade, um caminho inevitável: investir em sistemas eletrônicos que ajudem a executar, monitorar e, portanto, agilizar. Numa visão otimista, com as coisas se movendo nesta direção e o país mantendo a cada dois anos a taxa de redução de 24,7% - como a verificada entre 2016 e 2018 - serão mais 15 anos até alcançarmos a média global.
A automação da área fiscal nas empresas é uma realidade, tanto quanto outras soluções tecnológicas foram incorporadas ao dia a dia modificando nosso acesso pessoal a serviços de transporte, como o Uber; de acomodação e hospedagem, como o Airbnb, entre outros. E tal como estas ferramentas de uso particular, as de utilização corporativa estão em constante evolução para tornar as atividades cada vez mais rápidas e mais simples do que eram na forma tradicional. Quem não acompanhar esta aprimoramento contínuo, certamente ficará para trás.
E além da velocidade a tecnologia garante processos e informações padronizados que proporcionam maior segurança. É o fim de montanhas e montanhas de planilhas, tabelas e comprovantes empilhados sobre mesas e, também, da necessidade de uma equipe gigantesca para manuseá-los. Imagine uma grande corporação com operações no mundo todo depender de uma pessoa vasculhando planilhas de Excel para obter informações gerenciais.
O mesmo raciocínio vale para ter acesso a uma informação importante capaz de impedir que a companhia seja autuada. No emaranhando de mudanças diárias de regras, não é difícil encontrar casos em que uma alíquota aumentou, a empresa não se atualizou e, quando percebeu, passou meses tributando suas operações incorretamente. Ter os dados automatizados e padronizados reduz a margem de erro e evita problemas. Mas o ganho do investimento em novas tecnologias vai muito além da fidelidade na apuração e no repasse das informações.
Outro ponto positivo é que possibilita à empresa otimizar recursos. O que se reverte automaticamente em redução de custos. Pensemos numa companhia com uma longa esteira de produção. Imagine-a sem nenhum sistema de informação integrado. Com qual velocidade ela descobrirá que precisa comprar determinada matéria prima? Inevitavelmente a resposta é: velocidade mínima. Para evitar atropelos restam-lhe duas opções. A primeira é comprar muito antecipadamente e manter um nível de estoque alto. A segunda é otimizar o capital investido e se utilizar de informações de forma mais veloz que digam ao setor de compras o momento exato de adquirir a matéria-prima. Isso é possível com a ajuda dos sistemas eletrônicos. Então, ter agilidade torna a empresa mais eficiente e, portanto, faz com que ela gaste menos e melhor.
A sinergia e a integração são outros itens na lista dos bons frutos de processos de automação. Com computadores e robôs trabalhando, tudo tem que ser colocado dentro de um fluxo, de modo que ao final do dia todas as áreas de uma companhia estejam interconectadas. Se ela vai inserir um produto no sistema, o departamento que cuida dos detalhes fiscais precisa atuar junto com o setor de Tecnologia de Informação para cadastrar este produto. Se isso não for feito, o setor de compras não consegue emitir um pedido, por exemplo. E, por sua vez, o setor de vendas terá dificuldades ou ficará impossibilitado de emitir nota fiscal. Esta dependência faz com que todas as áreas dialoguem e deem sequência ao trabalho umas das outras. Ao término das etapas é possível num único sistema ter uma visão panorâmica de todos os processos e azeitá-los.
Além disso, o investimento na automação de uma área fiscal permite uma mudança cultural. Sem o uso da tecnologia, a maior parte das empresas sempre usou a energia e o tempo dos profissionais que lidam com tributos para fazer atividades manuais e repetitivas na missão de reunir as informações de setor em setor, para ligar uma ponta a outra das companhias. Com o advento das soluções computadorizadas, os especialistas podem agora ganhar atividades mais estratégicas e voltadas ao planejamento e se dedicar, por exemplo, ao levantamento de crédito, por conta de alterações de legislação. Ou, quem sabe, a pesquisar meios de transferir a operação da empresa para estados com tributação mais benéfica. Isto é trazer valor ao negócio e valorizar a capacidade dos funcionários.
Em um artigo recente, Steve Healey, um dos mais importantes nomes em consultoria tributária da Austrália e membro vitalício do The Tax Institute, que é a principal associação profissional e de formação de especialistas na área fiscal daquele país, fez um alerta sobre o futuro da profissão. E sentenciou que ‘como profissionais de impostos, construímos nossas carreiras, reputações e empresas, fornecendo respostas a problemas complexos, com base em nossa formação, nossa experiência e nossa capacidade de interpretar as dúvidas de nossos clientes e aplicar a lei relevante. Assim, se eu perguntasse se, como profissional de impostos, você está atualmente no ramo, principalmente, fornecendo respostas ou, alternativamente, fazendo perguntas, é mais provável que você diga "fornecendo respostas às perguntas do meu cliente’. Olhando para o futuro, no entanto, eu diria que os proeminentes conselheiros fiscais serão aqueles que estão constantemente procurando por melhores perguntas ao invés de ter todas as respostas”.
