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COVID-19

Novas habilidades para gerenciar projetos remotamente

08 mai. 2020

Todo dia é um novo desafio para as equipes de projeto, mas a pandemia de Covid-19 introduziu implicações substanciais nos projetos de negócios em todo o mundo. Os colegas que estavam sentados um ao lado do outro no ambiente do escritório são subitamente dispersos geograficamente e as empresas estão tendo que lidar com a rápida mudança nas operações comerciais para continuarem no mercado.

Um aspecto positivo é que os gerentes de projeto estão, em certa medida, bem posicionados para lidar com as circunstâncias atuais em que nos encontramos. Nós, profissionais, vivemos em um mundo cada vez mais virtual, resultando na necessidade de atualizar nossos conhecimentos e habilidades para liderar projetos virtuais. Nos últimos anos, o aumento do desenvolvimento de ferramentas de software colaborativas introduziu uma nova dimensão no gerenciamento de projetos.

Embora alguns de nós possam estar acostumados a trabalhar virtualmente e ter os membros da equipe localizados remotamente, para muitos, essa situação provavelmente será muito diferente. A pandemia introduziu desafios incertos para todos os gerentes de projeto, destacando a necessidade de agilidade, flexibilidade e prontidão para mudanças.

Considerações para gerenciar projetos remotamente durante a pandemia

Comunicação

A comunicação é um elemento-chave e serve como base de todas as facetas de um negócio. Ter equipes dispersas geograficamente significa que agora, mais do que nunca, a comunicação se torna o elemento mais importante no gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto estão familiarizados com o uso de planos de comunicação com suas partes interessadas; agora precisamos mudar para um meio de comunicação virtual, utilizando algumas das ferramentas que temos prontamente disponíveis para nós, que nos permitem trabalhar em colaboração em projetos. Ferramentas como plataformas de videoconferência, programas de mensagens instantâneas, software de gerenciamento de projetos e conjuntos de armazenamento / compartilhamento de arquivos baseados em nuvem permitem que as equipes acessem as informações e materiais de qualquer local.

Como nossas equipes estão trabalhando remotamente, os gerentes de projeto devem colocar mais importância e ênfase no lado do planejamento da comunicação. É importante que o método de comunicação utilizado funcione bem para todos os envolvidos, levando em consideração as necessidades e preferências individuais. O uso de ferramentas eficazes, combinado com um plano bem definido que rastreia o progresso, o fluxo de trabalho e as expectativas, significará meios mais eficazes de trabalhar. A comunicação é de longe o aspecto mais importante do gerenciamento do seu projeto virtualmente. Todos os outros aspectos podem ser abordados quando você tem uma ótima comunicação.

Mudança de cultura

Com a rápida disseminação do Covid-19, os gerentes de projeto devem priorizar o cuidado e a proteção de sua equipe, ajudando-os a se adaptarem às novas condições de trabalho. Isso pode ser alcançado através da construção de confiança e resiliência entre as equipes, concentrando-se na comunicação, colaboração e cultivando uma cultura digital.

Uma equipe de projeto resiliente começa com um líder de projeto resiliente. Durante esse período, é crucial que os gerentes de projeto intensifiquem e capacitem suas equipes com as ferramentas e habilidades necessárias para se adaptar a uma nova maneira digital de trabalhar. Eles devem liderar mostrando empatia com os funcionários e adotando a transparência por meio da comunicação regular, grupos de mídia social, aplicativos como Microsoft Teams etc.

Uma cultura digital eficaz requer colaboração digital. Compartilhar aprendizados e insights entre equipes é fundamental para uma cultura digital produtiva, e os gerentes de projeto devem incentivar isso, envolvendo sua equipe em sessões de compartilhamento. Por exemplo, grupos de equipes do WhatsApp e videochamadas durante o café são uma ótima maneira de promover a interação e colaboração.

Os gerentes de projetos virtuais devem se concentrar em criar as condições certas para que sua equipe tenha sucesso. Abaixo está uma lista de verificação para melhorar o desempenho de sua equipe durante esse período:

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Os gerentes de projeto devem revalidar sua visão e objetivos, assegurando que todos os membros da equipe estejam trabalhando para o resultado desejado.

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Ofereça compaixão, empatia e apoio aos indivíduos e capacite-os a pedir ajuda, se necessário

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Estabelecer processos claros para a tomada de decisões, resolução de conflitos, comunicação e compartilhamento de informações

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Utilize ferramentas de comunicação como o Microsoft Teams para configurar canais de comunicação para discussões de processos e tarefas

Herramientas fuerza laboral


Defina claramente as ferramentas digitais que a equipe está usando e garanta que todos os membros da equipe sejam treinados em como usá-las

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Garantir que toda a equipe do projeto seja clara sobre suas metas, resultados e datas-alvo

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Reconhecer os esforços da equipe e dos indivíduos na boa adoção da cultura digital por meio de recompensas e outros incentivos de desempenho

Gerenciamento de riscos

Agora, mais do que nunca, a análise e o gerenciamento de riscos serão uma prática crucial para os gerentes de projeto. Os gerentes de projeto terão que revisar seus planos, identificando novos riscos que surgem com as novas maneiras de trabalhar durante a crise de Covid-19. Os gerentes de projeto precisarão examinar os planos de risco de linha de base e revisar em áreas-chave, como recursos, comunicação, tecnologia e finanças, para garantir que o projeto esteja totalmente preparado para todas as eventualidades.

As maneiras mais eficazes de avaliar o risco do projeto durante esses tempos difíceis:

  1. Comece identificando quais atividades do projeto serão mais afetadas
  2. Antecipe os tipos de interrupção que representam o maior risco,
  3. Implementar planos para mitigar seus efeitos

Os gerentes de projeto não precisam necessariamente “reinventar a roda” durante esses tempos sem precedentes. Ao utilizar as ferramentas e habilidades básicas que você possui e colocar uma ênfase maior na comunicação e nas necessidades da equipe, todos nós podemos enfrentar esta crise e sair como gerentes de projeto ainda melhores do que antes.

 

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