ARTIGO

Como gerenciar mudanças no home office?

A necessidade de manter o isolamento social proporcionou a oportunidade para as empresas experimentarem o home office, especialmente em setores onde essa não era uma alternativa comum nas rotinas de trabalho. Nesse sentido, é possível verificar o efeito nos processos de gerenciamento de mudanças e como os profissionais devem se adaptar para o sucesso a longo prazo.

Passados alguns meses desde o início dos trabalhos em casa, muitos projetos foram redefinidos e estão avançando novamente. Ao realizar uma análise além dos programas em andamento, como os líderes de projeto podem adaptar seus processos para um modelo de home office de longo prazo?

Colaboração é essencial na gestão da mudança

A formação de equipes e a colaboração eficaz sempre foram os desafios para o gerenciamento de mudanças. As equipes de projeto incluem uma ampla gama de especialistas de toda a organização, bem como outras entidades vinculadas e terceiros, que podem não se conhecer ou trabalhar em conjunto em qualquer outro contexto.

Cada equipe de projeto de gerenciamento de mudança é única e é necessário um cuidado diferenciado para reunir essas disciplinas para fazê-las avançar em direção ao objetivo no mesmo ritmo. Isso não é uma tarefa fácil, especialmente quando sua equipe está trabalhando remotamente.

Existem situações em que a interação face-to-face pode ser preferível, dependendo das pessoas. Uma parte significativa da comunicação é não verbal e trabalhar em conjunto, no mesmo espaço, pode promover o vínculo e ajudar um gerente de projeto a captar e lidar com quaisquer tensões ou estresse entre as equipes.

Sem mencionar que há benefícios no contato pessoal, dada a natureza de solução de problemas do gerenciamento de mudanças, onde os conceitos evoluem gradualmente e a troca de ideias pode ajudar. A maioria das pessoas teve um momento "eureka" enquanto conversava durante o café.

Trabalhar em casa não é uma novidade

Embora a colaboração em um mesmo ambiente possa apoiar a união e a criatividade da equipe, lidar com diversos locais e fusos horários não é novidade. As chamadas em conferência têm sido uma alternativa para as equipes de gerenciamento de mudança e, embora a videoconferência esteja disponível, nem sempre foi o padrão. Essas ferramentas não costumam ser usadas isoladamente e contam com o suporte da colaboração pessoal. À medida que as empresas se adaptaram ao home office, os gerentes de projeto e as pessoas da equipe se adaptarão e, sem dúvida, usarão essas ferramentas de colaboração com mais eficácia no futuro.

Aspectos a serem aplicados para uma gestão eficaz  

Até o momento, ao falar sobre gerenciamento de mudança durante o home office, vimos o impacto para as equipes de projeto em andamento. Isso tem sido centrado principalmente na ligação, mantendo o foco, produtividade e motivação. Mas o que acontece quando é um novo projeto, com uma nova equipe multidisciplinar?

Como você começa a sincronizar a equipe e, ao mesmo tempo, constrói e mantém esse impulso remotamente? Essas são as questões fundamentais quando se olha para o gerenciamento de mudanças sob um modelo de trabalho doméstico de longo prazo.

Sugerimos cinco aspectos importantes a serem consideradas ao formar uma equipe de projeto de gestão de mudança que trabalhe em casa:

1. Diferencie o que é trabalhar em casa e estar em casa

Ao sair do escritório, você pode encerrar a sua jornada de trabalho. Mas quando você está trabalhando em casa, pode ser difícil deixar claro para sua equipe que você terminou por agora e precisa descansar e passar tempo com sua família, especialmente quando você está em fusos horários diferentes.

Tenha uma discussão aberta com sua equipe de projeto sobre o que constitui "trabalhar em casa":

  • Todos podem receber ligações durante o intervalo para o almoço?
  • Existem horas do dia ou sinais que eles podem dar quando precisam não ser incomodados?
  • O que constitui uma situação de 'emergência' quando essas regras podem ser ignoradas?
  • As pessoas devem enviar mensagem para pedir para ligar primeiro?
  • As vídeochamadas são aceitáveis ​​ou desconfortáveis?
2. Estabeleça processos e agenda claramente

As reuniões precisam ser bem estruturadas e facilitadas, garantindo que todos tenham voz e não sejam silenciados. Essas reuniões operacionais devem ter uma agenda clara com pontos para conversar e atas formalizadas com acompanhamento de ações em vigor. Considere trabalhar com ferramentas online para fazer isso.

3. Coloque todos na mesma página

Os marcos devem ser claramente definidos e priorizados. Certifique-se de que a visão de todos esteja alinhada e que todos entendam suas contribuições. Pode ser fácil perder informações quando você está trabalhando em casa, então considere plataformas de rastreamento de tarefas como o Asana, por exemplo.

4. Crie plataformas para ligação

As atividades sociais são importantes para a união e podem ser igualmente eficazes em chamadas de vídeo. Questionários virtuais ou sessões de games podem ajudar uma equipe a se unir e se conhecer. É importante incluir coisas como essas em seus diários e ser flexível com a escolha e o momento desses eventos para ser inclusivo.

5. Tenha momentos de suporte para a criatividade

Diferentes métodos de comunicação podem apoiar diferentes práticas de trabalho. Por exemplo, mensagens instantâneas ou chamadas telefônicas podem ser realmente úteis para conversar sobre um problema informalmente. Também podem ser ótimos recursos para verificar o clima e manter o fluxo de informações. Esse tipo de comunicação pode permitir que você mantenha contato sem incomodar as pessoas.

Embora muitas empresas estejam considerando suas estratégias para seguir com o home office, avançando e discutindo espaço no escritório e movimentação, não devemos fazer disso um exercício mecânico. Como líderes de mudança, é mais provável que sejamos líderes de pessoas. Precisamos colocar um esforço adicional para tornar nosso pessoal seguro e confortável com a nova forma de trabalhar. Devemos pensar nas pessoas, sem esquecer a dinâmica da equipe e dar-lhes espaço para se desenvolverem e crescerem.

*Por: Paul Anthony, diretor Grant Thornton UK

 

Como podemos auxiliar a sua empresa nesse momento?

Conte com nossos especialistas para tornar a sua empresa mais resiliente e ajudar a reagir frente os desafios da crise de Covid-19.

Entre em contato conosco